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ShellGrundfunktionen von Exchange mit Outlook
Erstellen und Senden von E-Mails
Wenn Sie eine E-Mail schreiben wollen, klicken Sie auf das Icon Neue E-Mail-Nachricht, welches Sie im oberen linken Bereich von Outlook finden.
- Im Kopf der E-Mail müssen Sie unter An... die E-Mail-Adresse des Empfängers angeben.
- Im Feld Cc... können Sie die Adressen weiterer Empfänger festlegen, die Sie durch Kommata trennen sollten.
- Hinweis: Wenn Sie auf An... oder Cc... klicken, öffnet sich das Adressbuch, aus dem Sie eingetragene Adressaten übernehmen können.
- Den Betreff Ihrer E-Mail geben Sie im Feld neben Betreff ein.
- Wollen Sie Dateien an Ihre E-Mail anhängen, wählen Sie zum Einfügen den Knopf Datei anfügen mit dem Büroklammer-Symbol.
Versenden einer E-Mail
Nach einem Klick auf den Button Senden versucht Outlook, den Mailserver der ZEDAT zu kontaktieren und die E-Mail über diesen zu versenden. Sofern Ihr Rechner mit dem Internet verbunden, also "online" ist, wird Ihre Mail nun verschickt. Eventuell werden Sie dabei zur Eingabe Ihres Passwortes aufgefordert. Arbeiten Sie "offline", verschiebt Outlook die Mail nur in den Postausgang und wartet mit dem Versenden. Wird der Status wieder auf "online" gesetzt, werden die E-Mails im Postausgang automatisch gesendet.Erläuterungen zum Postausgang
Mails, die in den Postausgang verschoben wurden, können Sie sehen, wenn Sie auf den Ordner Postausgang klicken. Sie finden diesen in der linken Spalte des Outlook-Fensters. Wollen Sie eine Mail weiter bearbeiten, so klicken Sie diese Mail doppelt an. Sie können die Mail dann wie eine neue Mail bearbeiten. Um die Mail zu versenden, gehen Sie online und klicken auf Senden/Empfangen. Nun werden Ihre Mails aus dem Postausgang verschickt und neu erhaltene Nachrichten werden vom Server abgerufen.Empfangen von E-Mails mit Outlook
Alle neuen Nachrichten werden zunächst in den Posteingang übertragen. Um die neuen Mails einzusehen, wechseln Sie bitte dorthin, indem Sie in der linken Spalte auf Posteingang klicken.
Shared Mailboxen einbinden (Gruppen- u. Funktionspostfächer)
Der Zugriff auf eine Shared Mailbox erfolgt über die Einbindung als separates E-Mail-Konto über Datei >> Konto hinzufügen. Geben Sie nur die E-Mailadresse der shared Mailbox ein, klicken auf Weiter und danach auf Fertig stellen . Im Anschluss daran werden Sie darauf hingewiesen, dass Sie Outlook neu starten müssen. Sobald Sie das getan haben, werden Sie nach den Anmeldeinformationen der shared Mailbox gefragt. Dort müssen Sie wie bei Ihrer persönlichen MailboxFU-BERLIN\benutzer eingeben (also nicht die Kennung der shared Mailbox).
Der Zugriff auf "Shared Mailboxen" erfolgt also wie bei jedem anderen Konto auch. Allerdings muss die shared Mailbox vorher von einem Administrator für Sie eingerichtet und berechtigt worden sein.
Bei der Bearbeitung von Mails in der shared Mailbox werden
gelöschte bzw. gesendete Mails sowie Entwürfe in den
entsprechenden Ordnern (Gelöschte Elemente, Gesendete
Elementen,Entwürfe) der shared Mailbox abgelegt und nicht
in den Ordnern der eigenen Mailbox. Damit können alle
Personen, die auch Zugriff auf die shared Mailbox haben, auf
alle von Ihnen gesendeten, gelöschten und als Entwurf
gespeicherten E-Mails zugreifen.
Adressbuch
Zum Adressbuch gelangen Sie über die Menüleiste Start durch Klicken auf Adressbuch, oben in der Taskleiste relativ weit rechts.
Strg-K nach dem bisher eingetippten Text in der globalen Adressliste suchen lassen. Diese Suche ist eine sogenannte "Substring-Suche", d. h. es werden alle Einträge gefunden, in denen die Zeichenfolge (Suchstring) irgendwo auftaucht -- also nicht nur am Anfang, wie bei der Suche im Adressbuch.
Kalender
Neue Termine & Besprechungen
Im Outlook-Kalender lassen sich Termine und Besprechungen erstellen. Termine zeichnen sich dadurch aus, dass außer Ihnen keine weiteren Personen beteiligt sind oder Ressoucen (Räume, Geräte) reserviert werden müssen. Im Unterschied dazu sollen an Besprechungen andere Personen teilnehmen, die Sie direkt im Erstellungsprozess einladen können, oder Ressourcen gebucht werden.Termine
Um einen Termin zu erstellen, klicken Sie in Outlook unten links im Navigationsbereich auf das Kalendersymbol.
Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche Teilnehmer Einladen, können Sie dem Termin weitere Personen hinzufügen. Ihr Termin wird so zu einer Besprechung.
Besprechungen
Um eine neuen Besprechung zu erstellen, klicken Sie unten links im Navigationsbereich auf das Kalendersymbol.
Die Synchronisierung der Kalender erfolgt ausschließlich über E-Mail. Aus diesem Grund müssen Sie als Organisator der Besprechung bei jeder Änderung eine E-Mail an die Teilnehmer versenden, damit sich auch die Kalendereinträge Ihrer Teilnehmer aktualisieren. Wenn Sie nach einer Änderung nur auf Speichern klicken, ist diese lediglich in Ihrem eigenen Kalender vorhanden. Wenn Sie nicht der Organisator sind, können Sie zwar Änderungen an dem Termin in Ihrem Kalender vornehmen, diese werden aber nicht in die Kalender der anderen Teilnehmer übernommen. Sie können auch nicht wie der Organisator eine Aktualisierungs-E-Mail an die anderen Teilnehmer senden, um deren Kalendereinträge zu aktualisieren. Dieses Recht hat nur der Organisator. Vorsicht:
Bitte beachten Sie vor allem, dass alle Änderungen, die Sie an einem Termin vornehmen, in dem Augenblick überschrieben werden, in dem der Organisator eine Terminaktualisierung an Sie sendet.
Neue Serientermine mit individuellen Serienelementen
Um Serientermine zu erstellen, klicken Sie bitte auf Neue Besprechung in der Taskleiste des Kalenders. Es öffnet sich ein neues Fenster.
Freigaben
Sie können anderen Teilnehmern erlauben, in Ihren Kalender zu sehen oder Ihnen beispielsweise auch einzelne Mailordner freigeben. Sie allein bestimmen,- ob andere Personen Zugriff auf Ihre Daten haben.
Voreinstellung:
kein Zugriff; jedoch sind Ihre Frei/Gebucht (free/busy) Zeiten für die anderen Exchange-Nutzer zugänglich, damit diese Sie z.B. zu Meetings einladen können.
- auf welche Weise welche Personen auf Ihre Daten zugreifen können.
Freigeben des eigenen Kalenders
Sie können anderen Exchange-Nutzern erlauben, Ihren Kalender zu sehen bzw. zu bearbeiten.
- Lesen
- Schreiben
- Elemente löschen
- Sonstiges.
Auf diese Weise kann lediglich der erste aufgeführte Kalender eines jeweiligen Accounts freigegeben werden.
Freigeben des eigenen Postfachs/Ordnern
Sie können anderen Exchange-Nutzern erlauben, Ihr persönliches Postfach oder einzelne Ordner darin zu sehen bzw. zu bearbeiten.
- Lesen
- Schreiben
- Elemente löschen
- Sonstiges.
Damit Berechtigte die freigegebenen Ordner auch tatsächlich aufrufen können, müssen zusätzlich alle in der Hierarchie darüber liegenden Ordner "sichtbar" gemacht werden. Wenn ein Ordner "sichtbar" ist. so bedeutet dies, dass freigegebene Ordner darunter eingesehen werden können, Inhalte der in diesem Ordner befindlichen E-Mails jedoch nicht. In den meisten Fällen muss das E-Mail-Konto (oberste Ebene) sowie der darunter liegende "Posteingang" (manchmal auch als "Inbox" bezeichnet) "sichtbar" gemacht werden. Halten Sie die Struktur Ihrer Freigaben und der damit verbundenen Berechtigungen so übersichtlich wie möglich, um nicht den Überblick zu verlieren. Hinweis zum Einbinden:
Um anschließend das freigegebene Postfach zu sehen, müssen Sie dies in Outlook über das Menü Datei den Punkt Kontoeinstellungen aufrufen. Markieren Sie danach Ihr Exchange-Konto, gehen auf Ändern und wählen dort dann Weitere Einstellungen.... Im nun erscheinenden Fenster wählen Sie den Tab Erweitert und dann Hinzufügen.... Hier geben Sie den Namen der Person ein, welche Ihr Postfach mit Ihnen geteilt hat.
Verteilerlisten
Es gibt im Exchange-System zwei unterschiedliche Typen von Verteilerlisten, die sich in Erstellung und Nutzung unterscheiden. Bei beiden handelt es sich aber nicht um offene Mailinglisten im Stil von Majordomo, Mailman usw. Exchange-VerteilerBei Exchange-Verteilern handelt es sich um vom System zur Verfügung gestellet Gruppen innerhalb von Exchange, an deren Mitglieder Mails verschickt werden können. Die Gruppen bzw. Verteiler können daher auch nur E-Mailadressen enthalten, die im Exchange-Adressbuch enthalten sind. Solche Verteiler können von allen genutzt werden. persönliche Verteilerlisten
Verteilerlisten, die in Ihrem Outlook im Bereich Kontakte erstellt werden, sind gewiisermaen lediglich Kurzbezeichnungen für eine Liste von Mailadressen, die dann alle im To: Feld stehen. Dies ist als Erleichterung für Ihre tägliche Arbeit gedacht -- allerdings stehen diese Listen auch ausschließlich Ihnen zur Verfügung und können nicht von anderen verwendet werden. Eine solche Verteilerliste können Sie erstellen, indem Sie im Bereich Personen in der Taskleiste Start auf Neue Elemente klicken. Gehen Sie dann ganz unten in der Liste auf Weitere Elemente und wählen Sie Kontaktgruppe aus.
Es empfiehlt sich, für die Kommunikation innerhalb von Grremien usw. "echte" Mailinglisten zu verwenden, damit die Liste der Mitglieder nur an einer Stelle gepflegt werden muss. Die ZEDAT bietet dafür die Ntzung eines Mailinglisten-Servers an. Details dazu finden Sie unter:
https://www.zedat.fu-berlin.de/Mailinglisten
Öffentliche Ordner
Öffentliche Ordner sind ein gutes Werkzeug zum Sammeln, Organisieren und Freigeben von Informationen zu ausgewählten Themen und Projekten innerhalb einer Organisation. Die Inhalte eines öffentlichen Ordners sind für alle Personen mit entsprechender Berechtigung zugänglich. Anders als bei einer E-Mail werden die Nachrichten in einem öffentlichen Ordner nicht direkt Empfänger zugestellt, um überfüllte Postfächer zu vermeiden. Stattdessen kann jeder den Ordner ansehen, wenn er nach interessanten Beiträgen sucht. Öffentliche Ordner sind derzeit nur mit dem Outlook-Client abrufbar. OWA und mobile Apps unterstützen diese Möglichkeiten nicht.Ordnerbereich öffnen
Möchten Sie in den Ordnerbereich gelangen, klicken Sie unten links auf die drei Punkte und klicken auf Ordner.
STRG+6 drücken.
Inhalte
Die Öffentlichen Ordner können sehr unterschiedliche Informationen enthalten. Dazu gehören Textdokumente, aber auch Dienst- und Terminpläne sowie Adresslisten. Administriert werden diese von sogenannten Operatoren - diese können unter Eigenschaften des Objekts eingesehen werden. Dort gehen Sie auf den Tab Ordnerübersicht. Im Feld Ordnerkontaktpesonr stehen nun die jeweiligen Administratoren.
lokales & Online-Archiv
Belegen Ihre bisherigen E-Mails bereits einen großen Teil Ihrer verfügbaren Quota, empfiehlt sich eine Archivierung der Daten außerhalb des eigentlichen Mail-Kontos. Dafür stehen Ihnen zwei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung: ein lokales Archiv auf dem jeweiligen Rechner oder ein Online-Archiv, auf das von jedem Rechner zugegriffen werden kann. Hinweis:Das Online-Archiv muss seperat beantragt werden und umfasst eine 50GB Quota; eine weitere Erhöhung der Quota ist dabei nicht vorgesehen. Hinweis:
Wenn Sie ein Online-Archiv besitzen, entfällt die Möglichkeit der Autoarchivierung und wird in den Outlook-Optionen nicht mehr angezeigt.
lokales Archiv
Klicken Sie hierfür auf das Register Datei, dann auf Tools zum Aufräumen und dort wählen Sie Archivieren....
Online-Archiv
Eine weitere Möglichkeit der Datenarchivierung ist über sogenannte Richtlinien verfügbar. Dies ermöglicht es Ihnen, Daten nach bestimmten Regeln in ein online verfügbares Archivpostfach zu speichern. Dazu machen Sie einen Rechtsklick auf den gewünschten Ordner und klicken dann auf Datendateneigenschaften oder Eigenschaften. Es öffnet sich ein neues Fenster.
Wiederherstellung & Datensicherung
Gelöschte Elemente wiederherstellen
Wenn Sie eine E-Mail, z.B. im Posteingang, aus Versehen gelöscht haben, wird diese zunächst in den Papierkorb verschoben. Klicken Sie auf Gelöschte Elemente (=Papierkorb) und machen Sie einen Rechtsklick auf die gelöschte E-Mail. Diese können Sie dann über Verschieben in den Posteingang oder einen anderen Ordner wiederverwenden. Dies funktioniert analog in der Outlook Web App (OWA).
Mail im Junk-Mail-Ordner werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Sie müssen also diesen Ordner nicht händisch aufräumen.
Endgültig gelöschte Elemente wiederherstellen
Um endgültig gelöschte E-Mails wiederherzustellen, gehen Sie zum Ordner Gelöschte Elemente. Dort finden Sie in der Taskleiste die Aktion Gelöschte Elemente vom Server wiederherstellen. Klicken Sie darauf. Es öffnet sich eine neues Fenster (Siehe untere Abbildung). Hier können Sie nun die gewünschten Mails markieren und unten Ausgewählte Elemente wiederherstellen wählen. Diese finden Sie dann im Ordner Gelöschte Elemente. Von dort können Sie die E-Mails dann durch einen Rechtsklick in einen gewünschten Ordner verschieben.
