FERNSTEUERUNG DES TELEFONS

Mit der Software Cisco Jabber können Sie zum einen Ihr Telefon fernsteuern und zum anderen mit Ihren Kolleginnen und Kollegen per Chat oder Videoanruf kommunizieren. Die Telefonie via PC haben wir Ihnen schon in den Schritt-für-Schritt-Erklärungen gezeigt. Im folgenden Abschnitt konzentrieren wir uns auf die allgemeinen Einstellungen und Funktionen im Cisco Jabber.

Wir zeigen Ihnen nun einige Grundeinstellungen und Funktionen des Cisco Jabber.

Allgemeine Grundeinstellungen

Sobald Sie sich mit dem Cisco Jabber angemeldet haben, können Sie Einstellungen zu Chat, Telefonie, Status und mehr vornehmen. Mit dem Cisco Jabber können Sie aus dem Chat heraus Ihren Kontakt anrufen, per Lautsprecher telefonieren und nebenbei weiterschreiben oder Sie telefonieren über ein angeschlossenes Headset.

Klicken Sie einfach auf das Einstellungsrad und wählen ´Optionen`. Nun können Sie aus den vorgegebenen Optionen wählen.

Persönliche Statusmeldung

Verfügbar • Abwesend • Bitte nicht stören

Sie können zusätzlich eine eigene Statusmeldung eingeben, indem Sie auf die aktuell angegebene Statusmeldung mit der Maus klicken und diese eingeben. Zum Beispiel „In einer Besprechung“. Wenn Sie die persönliche Statusmeldung löschen wollen, können Sie dies über „Löschen persönlicher Status“ tun.

Symbole und Ansicht

Sobald Sie sich im Cisco Jabber angemeldet haben, öffnet sich zum einen das Start-Fenster mit der Übersicht Ihrer Kontakte und den Funktionen, die Sie zur Verfügung haben. Zum anderen ist am oberen Bildschirmrand eine Schnellzugriffsleiste zu sehen, die Ihnen einen schnelleren Zugriff auf „Suchen und Wählen“ gibt. Sie können diese Leiste beliebig am oberen Bildschirmrand verschieben, indem Sie sie mit der gedrückten linken Maustaste bewegen.

Diese Leiste klappt automatisch auf, wenn Sie mit der Maus darüberfahren. Sie können außerdem mit Klick auf das CiscoJabber-Logo sofort Ihre gesamten Kontakte sehen. Durch den Klick auf das Uhren-Symbol wird Ihnen Ihr Konversationsverlauf angezeigt. Es erscheint außerdem eine rot hinterlegte Zahl von verpassten Anrufen, die Sie dann zusätzlich zum Telefonapparat abrufen können.

Sobald Sie im Start-Fenster einen Namen suchen, um ihn zur Kontaktliste hinzuzufügen und mit der Maus über die Ergebnisvorschläge fahren, erscheinen diese drei Symbole:
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Mit Anklicken des Plus-Zeichens öffnet sich ein Fenster zum Hinzufügen des Kontaktes zu einer Gruppe.
Klicken Sie die Sprechblase an, können Sie mit der Person chatten, ohne Sie in Ihrer Kontaktliste zu speichern.
Mit dem Hörer-Symbol rufen Sie den Kontakt über Ihren PC an.

Ist ein Chatfenster geöffnet, sehen Sie oben rechts diese drei Symbole:
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Mit dem Plus-Zeichen können Sie auch aus dem Chat heraus die Person zu Ihren Kontakten hinzufügen. Das Symbol in der Mitte bedeutet „Bildschirmfreigabe“. D. h., Sie erlauben dem Chatpartner, Ihren Bildschirm und Ihre Aktivitäten darauf zu verfolgen. Dies ist z. B. hilfreich, wenn Sie Ihrem/-r ChatpartnerIn etwas live erklären wollen oder Hilfe benötigen. Sie können dabei zeitgleich am Telefon oder im Chat kommunizieren.
Mit dem Hörersymbol rufen Sie den Kontakt aus dem Chat heraus an.

Kontakte hinzufügen

Wenn Sie einen Kontakt hinzufügen möchten, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

1) Im Start-Fenster: Geben Sie den Namen in das weiße Feld im Startfenster ein, welches mit "Suchen oder wählen" hinterlegt ist. Dort wird Ihnen die Suche aus Kontakten und Ihrem Telefonverlauf angeboten. Wenn Sie einen Kontakt hinzufügen wollen, der nicht in Ihrem Verlauf ist, fügen Sie ihn einfach mit dem „+“ - Zeichen hinzu. Bei dieser Suche können Sie Ihre Kontakte gleich in Gruppen, beispielsweise nach Abteilungszugehörigkeit, ordnen.

2) Im Chatfenster: Mit dem Plus-Zeichen können Sie auch aus dem Chat heraus die Person zu Ihren Kontakten hinzufügen.

Anrufe tätigen

Um einen Anruf zu tätigen, haben Sie folgende Optionen:

1) Sie gehen vor wie unter „Kontakte hinzufügen“: geben Sie den gewünschten Namen ein. Wenn dieser vorgeschlagen wird, fahren Sie mit der Maus über den Namen und es erscheinen rechts daneben die drei Symbole „+“, „Chat“ und „Hörersymbol - Anruf“ . Mit der Maus klicken Sie auf das Hörersymbol.

2) Ist Ihr gewünschter Kontakt schon gespeichert, sehen Sie ihn jederzeit im geöffneten Startbild von Cisco-Jabber. Sie fahren nun mit der Maus über den gewünschten Kontakt und klicken auf das Hörer-Symbol.

Anrufe weiterleiten

Sie können im Falle von Abwesenheit, Bürowechsel oder wenn Sie zurzeit keine Anrufe entgegen nehmen wollen, über Cisco Jabber eine Rufumleitung einstellen. Dazu gehen Sie auf das Symbol unten links im Startfeld und wählen eine Option aus dem Reiter „Anrufe weiterleiten an“ aus: „Voicemail“, „Büro (angezeigte Rufnummer)“ oder „Neue Nummer“.

CHATTEN

Kontakte anschreiben

Sie möchten einen Chat mit einer bestimmten Person starten, dann gehen sie wie folgt vor:

Klicken Sie doppelt auf den gewünschten Kontakt in Ihrer Kontaktliste oder klicken Sie auf die Sprechblase. Es öffnet sich ein Chatfenster. Der unterste Bereich dient zum Eingeben Ihres Textes.

Die Symbole über dem Texteingabefeld bedeuten (von links nach rechts) :

1) „Screenshot senden“: Wenn Sie auf das Symbol klicken, können Sie direkt einen bestimmten Bildschirmausschnitt ausschneiden/kopieren und senden. 2) „Datei senden“ 3) „Emoticon einfügen“ 4) „Schriftart ändern“ 5) „Teilnehmer hinzufügen“ 6) „Chat in einem neuen Fenster öffnen“ oder „Chat in das Konversationsfenster verschieben“

Sie können die Bedeutung der Symbole jederzeit sehen, sobald sie mit dem Mauszeiger über das Symbol gehen, ohne darauf zu klicken. Nach einer Sekunde erscheint die Erklärung.

Gruppenchat

Wenn Sie mit mehreren Kontakten schreiben wollen, starten Sie den Konversationsverlauf mit einem Teilnehmer per Doppelklick aus Ihrer Liste. Anschließend drücken Sie auf das Personensymbol im oberen rechten Bereich des Chatfensters und geben den gewünschten Kontakt ein. Dann klicken Sie auf „Starten“. Dies können Sie daraufhin unbegrenzt durchführen. Hinweis: Sie können nur Personen zu einem Gruppenchat hinzufügen, wenn diese online verfügbar sind.

Konversationsverlauf

Zur Übersicht über Ihre Konversationen – sowohl telefonisch als auch im Chat, gelangen Sie

1) über das Uhrensymbol in der Schnellsuchleiste im oberen Bildschirmrand.

2) über das Uhrensymbol in der linken Leiste des Start-Fensters von Cisco Jabber.

Gruppen anlegen

Um Gruppen mit bestimmten Chatteilnehmern anzulegen haben Sie mehrere Möglichkeiten.

1) Sie legen eine Gruppe an: Gehen Sie auf das Einstellungsrad-Symbol, klicken auf Datei < Neu < Gruppe. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Gruppennamen eingeben. Die Gruppe ist nun im Startfenster angelegt. Mit Rechtsklick können Sie sie wieder entfernen oder umbenennen.

2) Sie haben schon eine Gruppe angelegt:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontakt Ihrer Wahl und gehen entweder auf „In Gruppe verschieben“ oder „In Gruppe kopieren“. Nun können Sie Ihre Kontakte für Sie optimal sortieren.
3) Einen Gruppenchat starten Sie einfach über das Personensymbol und fügen darüber neue Teilnehmer zu Ihrem bestehenden Chatpartner hinzu.

FAXEN

Durch die Umstellung des Telefonsystems haben Sie die Möglichkeit, Faxe per E-Mail zu versenden. Jedem Mitarbeiter mit einer persönlichen Rufnummer wird eine Faxnummer zugewiesen. Die persönliche Faxnummer besteht aus der jeweiligen persönlichen Rufnummer mit einer 4 davor. So wäre beispielsweise 459590 die Faxnummer der Rufnummer 59590. Von Extern wäre diese Rufnummer über die 0049 30 838 459590 erreichbar. Über das Eingabeprinzip Faxnummer@fax.fu-berlin.de können Sie Faxe per E-Mail verschicken.

Verfügen Sie über eine Funktionsrufnummer, muss diese explizit für Fax via E-Mail freigeschaltet werden. Wenden Sie sich diesbezüglich bitte per E-Mail an service@fu-berlin.de.

Vorwahl für externe Faxnummern

0	Ähnlich wie bei der Eingabe von Telefonnummern an Ihrem Telefon geben Sie eine 0 zur Vorwahl bei Faxen innerhalb Berlins ein.
0 + Ortsvorwahl	Wie bei der Eingabe von Telefonnummern an Ihrem Telefon geben Sie eine 0 und die Ortsvorwahl für den Faxversand in andere Ortschaften ein.
0 + Landesvorwahl	Wählen Sie die 0 und die Landesvorwahl zusammen mit der kompletten Rufnummer für den externen Faxversand in andere Länder.

Fax via Outlook versenden

Um ein Fax mit Outlook zu versenden, erstellen Sie zunächst eine neue E-Mail, indem Sie auf „Neue E-Mail-Nachricht“ klicken. Als Empfänger geben Sie die gewünschte Faxnummer des Empfängers (Bsp.: 459590[at]fax.fu-berlin.de) wie oben beschrieben ein. Anschließend fahren Sie wie gewohnt fort, indem Sie das Eingabefeld mit Text versehen oder Dateien anfügen.

Fax via Webmail versenden

Um ein Fax mit Webmail zu versenden, erstellen Sie zunächst eine neue E-Mail, indem Sie auf „E-Mail schreiben“ klicken. Als Empfänger geben Sie die gewünschte Faxnummer (Bsp.: 459590[at]fax.fu-berlin.de) nach dem oben beschriebenen Prinzip ein. Anschließend fahren Sie wie gewohnt mit der Texteingabe fort.

Sendebericht

Sobald Ihr Fax verarbeitet wurde, erhalten Sie per E-Mail einen Sendebericht. Diesem können Sie alle Übermittlungsinformationen entnehmen und sich Ihre E-Mail als PDF noch einmal anschauen. Nebenstehend sehen Sie einen beispielhaften Sendebericht eines erfolgreich versendeten Faxes.

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Die Statusmeldungen Ihres Sendeberichts haben folgende Bedeutungen:

"Kein Fehler":

Ihr Fax konnte erfolgreich zugestellt werden.

"Allgemeiner Fehler/Unbekannter Benutzer"

Sie sind noch nicht für den Versand von Faxen berechtigt.

"ISDN error/Gegenstelle (Endgerät) ist nicht betriebsbereit"

Die Rufnummer, an die Sie das Fax versendet haben, ist nicht gültig.

"CAPI-B3-Fehler/Verbindung nicht erfolgreich (Gegenstelle ist kein G3-Faxgerät)"

Die Gegenstelle ist kein Faxgerät.

VIDEOTELEFONIE

Sofern Sie eine Webcam an Ihrem PC installiert haben, können Sie über den Cisco Jabber die Videotelefonie starten, vorausgesetzt, Ihr Gesprächspartner verfügt ebenfalls über eine Webcam.

So verhält es sich auch mit dem Telefonmodell Cisco 8845, das eine integrierte Kamera besitzt. Sobald beide Gesprächspartner dieses Telefonmodell haben, wird bei einem Anruf automatisch die Kamera aktiviert. Sofern Sie nicht gesehen werden wollen, können Sie am Apparat die Kamera zudrehen und Ihr Gesprächspartner sieht dann nur ein schwarzes Bild.

Eine ausführliche Anleitung zum Cisco 8845 finden Sie hier.

Wir möchten Sie bitten, bei Videotelefonie die geltenden Regeln zur Telefonie aus der Dienstvereinbarung, die wir für Sie auf der Startseite hinterlegt haben, zu beachten.

TELEFON- UND VIDEOKONFERENZEN

Um eine Telefonkonferenz zu führen, gibt es mehrere Möglichkeiten:

1. Drücken Sie in einem aktiven Anruf "Konferenz". 2. Tätigen Sie einen neuen Anruf. 3. Drücken Sie erneut "Konferenz". (Bevor oder nachdem der andere Teilnehmer den Anruf entgegennimmt). Nun beginnt die Konferenz. Im Telefondisplay wird „Konferenz“ angezeigt. 4. Wiederholen Sie diese Schritte, um weitere Teilnehmer in das Konferenzgespräch einzubeziehen. Die Konferenz wird beendet, wenn alle Teilnehmer auflegen.

Anrufe zusammenführen
Sie können den aktiven Anruf mit gehaltenen Anrufen auf der gleichen oder anderen Leitung zu einer Konferenz zusammenführen. • Drücken Sie in einem aktiven Anruf "Konferenz". • Drücken Sie "Akt. Anrufe", um den gehaltenen Anruf auszuwählen und dann erneut "Konferenz", um die Konferenz zu erstellen.

Es können unbegrenzt Anrufer an einer Konferenz teilnehmen.

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